Cómo saber cuándo registrar IVA soportado deducible, cuándo no deducirlo y cuándo ni siquiera aparece en la factura
1. Tres conceptos que marcarán tu asiento
| Concepto | ¿Aparece IVA? | ¿Se puede deducir? | Fundamento jurídico |
|---|---|---|---|
| Operación sujeta y no exenta | Sí (tipo 21 %, 10 %, 4 % o 0 %) | Sí, siempre que sea necesario para la actividad y tengas factura completa | Art. 4 y 95, Ley 37/1992 (LIVA) |
| Operación sujeta y exenta | No (exento) | No (salvo que apliques prorrata) | Art. 20 LIVA |
| Operación no sujeta | No | No procede | Art. 7 LIVA |
2. Gastos típicos con IVA soportado deducible
| Concepto | Tipo habitual | Cuenta contable | Clave práctica |
|---|---|---|---|
| Compras de mercancías | 21 % / 10 % | 600-472 | Necesario que el proveedor emita factura con tu NIF y detalle de base + cuota. |
| Arrendamientos de locales | 21 % | 621-472 | Inquilino deduce; arrendador ingresa en 477. |
| Suministros (luz, agua) | 21 % / 10 % | 628-472 | Deducible al 100 % si el local es exclusivamente empresarial. |
| Servicios profesionales (asesoría, marketing, abogado) | 21 % | 627-472 | El justificante debe ser factura, no recibo. |
| Equipos y mobiliario | 21 % / 10 % | 213/217-472 | Soporte deducible y se amortiza el inmovilizado; revisar inversión CE y regla de bienes de inversión (art. 108 RIVA). |
3. Gastos con IVA soportado NO deducible (o deducible solo en parte)
| Gasto | Motivo de no-deducción | Tratamiento |
|---|---|---|
| Bebidas y comidas con clientes (hosting) | Art. 96 LIVA: atenciones a clientes | Registra el total a 629 y lleva la cuota a la misma cuenta (no uses 472). |
| Vehículos turismo y gastos asociados (carburante, peajes) | Solo deducible al 50 % si pruebas afectación > 50 %; 0 % si uso privado claro | Usa 472 solo por la parte deducible; resto a gasto. |
| Regalos publicitarios > 200 € por receptor | Doble límite art. 96.3 | Cuota a gasto junto con la base. |
| Adquisición o alquiler de viviendas para directivos | Bienes no afectos | IVA íntegro no deducible. |
| Reparaciones y entretenimiento en embarcaciones de recreo | Bienes no afectos | Ídem. |
4. Gastos exentos de IVA (factura sin cuota)
| Gasto exento (art. 20 LIVA) | Consecuencia contable |
|---|---|
| Seguros y reaseguros | Se contabiliza solo la prima en 625; no hay 472. |
| Servicios financieros: intereses, comisiones préstamos | Solo se registra el gasto financiero (662); sin IVA. |
| Formación reglada y servicios educativos | Gasto en 629; sin IVA. |
| Arrendamiento de viviendas | Pago a 621; sin IVA salvo opción de renuncia por arrendador sujeta a IVA (raro). |
| Servicios sanitarios y colegiados sanitarios | Honorarios a 623; sin IVA. |
Ojo prorrata: si tu empresa realiza actividades exentas y no exentas, el derecho a deducir IVA de otros gastos se ajusta por la prorrata general o especial (arts. 102-111 LIVA).
5. Gastos no sujetos (ni rastro de IVA)
- Nóminas y Seguridad Social → 640/642
- Impuestos y tasas (IAE, IBI, plusvalías) → 631/631X
- Multas y sanciones → 678
- Amortizaciones → 681
- Dividendos y otros rendimientos financieros → 661
Estas partidas van directas a resultados; no conllevan cuota soportada.
6. Asientos ilustrativos
- Compra mercancías (deducible):
600 Compra de mercaderías 1 000 472 H.P. IVA soportado 210 400 Proveedores 1 210 - Comida con clientes (no deducible):
627 Gastos representación 100 410 Acreedores varios 100 - Alquiler turismo uso mixto (50 % deducible):
621 Arrendamientos 500 472 IVA soportado (*50 %*) 52,50 410 Acreedores 605La otra mitad de IVA (52,50 €) se lleva a 621 junto a la base.
7. Checklist para cerrar el trimestre sin sustos
- Revisa facturas recibidas → que incluyan NIF, base, cuota y fecha.
- Clasifica cada gasto según tabla anterior; marca los no deducibles.
- Ajusta prorrata si tienes ingresos exentos > 0 %.
- Valida bienes de inversión (> 3.005 €) para ajustar deducción durante 5/10 años.
- SII (si estás en el sistema inmediato), remite libros en 4 días naturales.
- Archiva justificantes mínimo 4 años (prescripción) en PDF indexado.
En síntesis
- Con IVA deducible: todo gasto necesario para la actividad, bien facturado y no vetado por art. 96 LIVA.
- Con IVA no deducible: atenciones a clientes, turismos uso mixto y regalos de alto valor.
- Exento: seguros, servicios financieros, formación reglada, vivienda.
- No sujeto: nóminas, tributos, sanciones, amortización.
Dominar estas fronteras evita sorpresas en el modelo 303, mejora el cash-flow trimestral y reduce riesgos en una inspección.
