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Cuenta 642 “Seguridad Social a cargo de la empresa”
Definición PGC-2021
Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan.
Se cargará por las cuotas devengadas, con abono a la 476 “Organismos de la Seguridad Social, acreedores” .
1. Qué refleja realmente la 642
| Concepto incluido | Ejemplos |
|---|---|
| Cuota patronal obligatoria | Contingencias comunes, desempleo, formación, Fogasa, MEI… |
| Ajustes y recargos (si no se consideran sanción) | Liquidaciones complementarias por atrasos de convenio |
| Bonificaciones o exoneraciones | Se registra el gasto igualmente; la ayuda se trata como subvención o, si es poco significativa, se puede minorar la 642 (criterio BOICAC 94-5) |
2. Normativa aplicable
| Fuente |
|---|
| Principio de devengo (Marco Conceptual PGC) – el gasto se reconoce cuando se genera, no cuando se paga |
| NRV 16ª – las cuotas patronales son beneficios a corto plazo: se registran íntegramente en el periodo de servicio (≤ 12 meses) |
| IAS 19.11 – “wages and salaries and social-security contributions” forman parte de los short-term employee benefits (referencia internacional) |
3. Doctrina BOICAC más relevante
| Nº / Año | Idea principal |
|---|---|
| BOICAC 94-5 (2013) – bonificaciones por formación | Permite minorar el gasto 642 por la bonificación si el efecto es poco significativo; en los demás casos se reconoce como subvención (subgrupo 74) |
| BOICAC 122-1 (2020) – exoneraciones de cuotas en ERTE COVID-19 | El gasto 642 se sigue devengando; la exoneración es una subvención condicionada que se reconoce según NRV 18ª |
4. Cuentas relacionadas
| Relación | Cuenta |
|---|---|
| 476 Organismos SS acreedores | Deuda hasta el ingreso de la cotización |
| 4751 IRPF | Retención sobre retribución en especie, calculada sobre 640 pero liquidada con la SS |
| 465 Remuneraciones pendientes | Bonus devengado que altera la base de cotización |
| 740 / 746 Subvenciones a la explotación | Reconocen la bonificación/exoneración cuando es material (BOICAC 122-1) |
5. Efecto en las Cuentas Anuales
- PyG → Epígrafe 15 “Gastos de personal” (642 se suma a 640, 641, 649…).
- Balance → 476 en Pasivo corriente hasta su pago; posibles subvenciones pendientes en 130/47x.
- Memoria (Nota 19 modelo normal / Nota 16 abreviada)
- Importes de cotizaciones, bonificaciones y exoneraciones relevantes.
- Descripción de cualesquiera subvenciones asociadas y sus condiciones (ERTE, formación…).
6. Asientos representativos (formato limpio Debe / Haber)
a) Nómina mensual (bruto 50 000 €; cuota patronal 16 000 €)
640 Sueldos y salarios 50.000
642 Seguridad Social a cargo empresa 16.000
a 476 Organismos SS acreedores 19.500 (cuota obrera+patronal)
a 4751 HP acreedora IRPF 9.000
a 572 Bancos 37.500
b) Liquidación y pago de la TGSS (vencimiento día 30)
476 Organismos SS acreedores 19.500
a 572 Bancos 19.500
c) Bonificación por formación (SS reducida en 3 000 €) – criterio BOICAC 94-5
Opción 1 (efecto poco significativo – se compensa):
*En el mismo asiento del pago se ingresa sólo 16 500 €*
Opción 2 (subvención):
572 Bancos 3.000
a 740 Subvenciones a la explotación 3.000
d) ERTE COVID-19: cuota devengada 10 000 €, exonerada al 100 % (BOICAC 122-1)
642 Seguridad Social a cargo empresa 10.000
a 476 Organismos SS acreedores 10.000
476 Organismos SS acreedores 10.000
a 740 Subvenciones a la explotación 10.000
(Al cierre, el saldo de 642 se abona a 129 “Resultado del ejercicio”; la 476 sólo desaparece cuando se efectúe el pago o se compense con subvenciones/bonificaciones).
7. Checklist operativo
- Registrar cada mes la cuota patronal junto con la nómina, sin esperar a la RLC/boletín de cálculo.
- Bonificaciones → minoran la 642 solo si son inmateriales; en caso contrario, reconoce la ayuda en 74* (BOICAC 94-5).
- Exoneraciones ERTE → gasto 642 intacto + subvención (740) condicionada al mantenimiento de empleo (BOICAC 122-1).
- Intereses de demora por retrasos no van a 642 sino a 669 “Otros gastos financieros”.
- Memoria → desglosa importes de cotizaciones y ayudas, y explica las condiciones asociadas.
Con esta guía tienes la definición legal, la lógica contable, los enlaces normativos (NRV 16 – IAS 19), las consultas ICAC más citadas y ejemplos listos para contabilizar correctamente la cuenta 642 “Seguridad Social a cargo de la empresa”.
