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Cuenta 641 “Indemnizaciones”
Definición PGC-2021 (Cuarta parte, cuadro de cuentas)
Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.
Se cargará por el importe de las indemnizaciones, con abono –según el caso– a cuentas de los subgrupos 14 (provisiones), 46 (personal), 47 (Hacienda Pública) o 57 (tesorería).
1. Explicación práctica
- Qué recoge
- Indemnizaciones por despido individual o colectivo (ERE/ERTE).
- Pagos por rescisión anticipada de contratos, traslados, fin de obra, etc.
- Cuantías abonadas al trabajador o a la TGSS cuando la empresa se subroga en el pago.
- Qué no recoge
- Costes de planes de pensiones ⇒ 643-644.
- Multas y sanciones laborales ⇒ 678 “Gastos excepcionales”.
- Provisiones de largo plazo para compromisos futuros ⇒ 140 (contrapartida 641 sólo al dotar).
2. Movimiento contable
| Momento | Cargo / Abono | Cuenta de contrapartida típica |
|---|---|---|
| Devengo (obligación cierta) | CARGO 641 | 145/14x Provisión (si se va a pagar más adelante) |
| Pago inmediato | CARGO 641 | 57x Bancos |
| Liquidación de provisión | ABONO 145/14x | 57x Bancos |
| Cierre del ejercicio | ABONO 641 | 129 Resultado del ejercicio |
Si una tercera empresa (p. ej. la matriz) asume el pago, 641 se abona contra 558 o 46x según el esquema fijado en la consulta BOICAC 96-10 (ver más abajo).
3. Normativa y doctrina relevante
| Norma / Consulta | Punto clave para 641 |
|---|---|
| NRV 15ª “Provisiones y contingencias” | Obliga a reconocer un pasivo‐provisión en la fecha en que la empresa tiene obligación presente de indemnizar, aunque el pago se produzca después. |
| NRV 16ª “Pasivos por retribuciones a largo plazo” | Si la indemnización se aplaza >12 meses, se actualiza y se presenta como pasivo no corriente. |
| IAS 19 (NIIF-UE) – termination benefits | El gasto por cese se reconoce cuando la empresa ya no puede retirar la oferta o cuando reconoce los costes de reestructuración. |
| BOICAC 96-10 (dic-2013) | Cuando la dependiente paga el despido y luego la matriz reembolsa, la dependiente registra 641 (gasto) y un crédito frente a la matriz, no minoración del gasto. |
4. Vinculaciones con otras cuentas
- 145 / 14x Provisiones – dotación inicial si el pago se hará en el futuro.
- 465 Remuneraciones pendientes de pago – si la indemnización está devengada pero aún no se ha abonado.
- 4751 Retenciones IRPF – retención sobre el exceso indemnizatorio no exento.
- 476 Seguridad Social – cotización sobre indemnizaciones sujetas.
- 57x Tesorería – desembolso.
- 558 – deudas con empresas del grupo si otra sociedad adelanta el pago.
5. Presentación en las cuentas anuales
| Estado | Cómo impacta |
|---|---|
| PyG | Epígrafe 15 “Gastos de personal” (saldo deudor de 641). |
| Balance | Provisiones (145/14x) en Pasivo no corriente; 465-4751-476 en Pasivo corriente; anticipos (460) en Activo. |
| Memoria (Nota 19, modelo normal) | – Número de afectados y coste total de despidos.– Métodos de cálculo si existe provisión.– Información de partes vinculadas si la matriz asume la indemnización (BOICAC 96-10). |
6. Ejemplos de asientos (formato limpio Debe / Haber)
a) Reconocer una provisión por ERE (150 000 €)
641 Indemnizaciones 150.000
a 145 Provisión por indemnizaciones 150.000
b) Pago parcial de la indemnización (60 000 €) con transferencia bancaria
145 Provisión por indemnizaciones 60.000
a 57 Banco 60.000
c) Despido individual abonado al instante (bruto 25 000 €, IRPF 3 000 €)
641 Indemnizaciones 25.000
a 4751 HP acreedora IRPF 3.000
a 57 Banco 22.000
d) Reembolso de la matriz por el despido (caso BOICAC 96-10)
558 Deudores, empresas del grupo 100.000
a 641 Indemnizaciones 100.000
(Al cierre: el saldo de 641 se abona a 129 “Resultado del ejercicio”. La provisión 145 subsiste hasta que se liquide por completo o se revierta).
7. Checklist rápido
- Devengo inmediato – registra 641 cuando exista acuerdo firme o resolución judicial, aunque el pago sea diferido.
- Provisión vs. deuda – usa 145 si la fecha/importe final son inciertos; 465 si está cerrado el importe pero falta el pago.
- Actualización financiera – indemnizaciones >12 meses exigen descuento al valor actual (NRV 15ª).
- Retenciones y cotizaciones – no olvides 4751/476 para la parte no exenta.
- Transparencia en Memoria – explica método de cálculo, número de trabajadores afectados y, en su caso, garantías o reembolsos entre empresas del grupo.
Con esta guía tienes la definición oficial, la operativa contable, la normativa de referencia y la doctrina del ICAC necesaria para aplicar correctamente la cuenta 641 “Indemnizaciones”.
