Plan General de Contabilidad español>El Cuadro de Cuentas>Grupo 6: Compras y Gastos>Subgrupo contable 64 del PGC-Gastos de personal>>Cuenta contable 640 del PGC-Sueldos y salarios
Cuenta 640 “Sueldos y salarios” — definición literal PGC-2021
El texto del PGC describe la 640 como la cuenta que recoge las “remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa” .
Se carga por el bruto devengado de cada retribución (monetaria o en especie) y se abona al liquidarse contra bancos (572) o deudas con empleados/Administración (465, 4751, 476, etc.).
Encaje normativo
| Norma |
|---|
| Principio de devengo (MCC PGC) – los gastos deben reconocerse cuando se generan, no cuando se pagan . |
| NRV 16ª – sitúa las retribuciones a corto plazo (≤ 12 meses) en el epígrafe 640; a partir de 12 meses pasan a 643-644 y, si se pagan con acciones, a 645. |
| IAS 19 (IFRS) – define “wages and salaries and social-security contributions” como beneficios a corto plazo, reconocidos como gasto en la fecha de servicio . |
BOICAC que aclaran su uso
- BOICAC 98-6 (2014) – El bonus anual debe imputarse a 640 durante el ejercicio en que se consigue, aunque se pague después; la contrapartida es 465 “Remuneraciones pendientes” .
- BOICAC 131-1 (2022) – Plan de incentivos pagado por una vinculada extranjera: la sociedad que recibe el servicio registra el gasto en 640 (o 645 si depende del valor de la acción) y lo contrapartida a patrimonio u obligaciones según NRV 17ª .
Conexiones con otras cuentas
| Relación | Cuenta | Por qué se enlaza |
|---|---|---|
| Retenciones IRPF | 4751 | Acreedor hasta el ingreso en Hacienda. |
| Cuotas obreras SS | 476 | Se origina con la nómina; se paga con 572. |
| Salarios pendientes | 465 | Devengo de bonus o nóminas cerradas y no pagadas. |
| Anticipos al personal | 460 | Se compensa con 640 en la nómina. |
| Gastos sociales | 642 / 649 | 642 recoge la cuota patronal; 649 los gastos “extra” (comedor, seguros). |
Presentación en las cuentas anuales
- PyG → Epígrafe 15 “Gastos de personal” (figura la 640 junto con 641-649).
- Balance → 465, 4751, 476 en Pasivo corriente; anticipos (460) en Activo corriente.
- Memoria (Nota 19 modelo normal / Nota 16 abreviada)
- plantilla media, desglose por categoría;
- remuneraciones de administradores;
- detalle de incentivos, retribuciones en especie y planes a largo plazo vinculados (cruza con 645, 643-644).
Ejemplos de registro (formato limpio Debe / Haber)
1) Nómina mensual
640 Sueldos y salarios 50.000
642 Seguridad Social empresa 16.000
a 476 Organismos SS acreedores 19.500
a 4751 HP acreedora IRPF 9.000
a 572 Bancos 37.500
2) Bonus anual devengado (estimación 20.000 €) — criterio BOICAC 98-6
640 Sueldos y salarios 20.000
a 465 Remuneraciones pendientes 20.000
(Al pagar en el ejercicio siguiente)
465 Remuneraciones pendientes 20.000
a 572 Bancos 20.000
3) Retribución en especie: entrega de vales comida (1.200 €)
640 Sueldos y salarios 1.200
a 410 Acreedores por prestaciones 1.200
4) Regularización de anticipos (empleado debía 3.000 €)
460 Anticipos al personal 3.000
a 640 Sueldos y salarios 3.000
Puntos de control rápido
- Devengo estricto – registre las nóminas el último día de cada mes, aunque se paguen los primeros días del siguiente.
- Variable y bonus – use 640 + 465 por la mejor estimación; ajuste cuando se conozca la cifra final (NRV 22ª sobre estimaciones, recordado por BOICAC 98-6).
- Seguridad Social patronal – 642 se devenga a la vez que 640; no espere al recibo de liquidación.
- Retribución en especie – también va a 640 (salario bruto) y al cálculo de IRPF/SS.
- Disclosure – explique en Memoria los criterios de cálculo de variables, planes a largo plazo y cualquier pasivo por litigios laborales.
Con esta guía tienes la definición oficial, la doctrina del ICAC, el puente con la normativa NIIF y ejemplos operativos listos para usar cuando trabajes con la cuenta 640 “Sueldos y salarios”.
